QUAND EST-CE QUE JE DOIS CHANGER LE LOGICIEL DE GESTION - ERP - DE MON ENTREPRISE ?

Subtitle

Guillaume Gosselin

INTRODUCTION

Vous savez déjà qu’un changement de logiciel de gestion est une manœuvre délicate, sinon vous n’auriez pas ouvert cet article.

Nous traiterons ici non pas du « comment faire » mais plutôt du « pourquoi et quand faire » ce grand saut. Les descriptions que nous donnerons s’appliquent aussi bien aux petits logiciels de gestion ne traitant qu’une partie des problématiques d’une entreprise, qu’aux logiciels dit « métiers » ou encore aux logiciels très complets appelés communément PGI ou ERP (terme anglo-saxon).

Il n’y a pas de vérité unique et le changement d’ERP sera forcément guidé par des facteurs propres à chaque entreprise, au premier rang desquels on trouve d’ailleurs un élément aussi simple que l’attirance ou non des dirigeants de l’entreprise pour les outils informatiques (!) .

Nous pouvons toutefois pointer un certain nombre de signes qui, surtout s’ils se cumulent entre eux, sont symptomatiques d’un logiciel à changer.

Odoo image and text block

LE TEMPS

Le premier point de vigilance est le temps. En effet, que ce soit pour économiser du temps dans l’exécution de tâches simples, ou en gagner dans les calculs ou analyses compliquées, l’ERP doit servir l’utilisateur et l’entreprise. Il doit être simple, pratique, plaisant, et toujours une aide plutôt qu’un frein à l’action.


On peut donc repérer un logiciel inadéquat à:

  • La double saisie des informations

  • L’utilisation de nombreux outils ou logiciels différents + tableaux Excel

  • L’adaptation des process de l’entreprise au logiciel

  • La nécessité régulière de vérifier la cohérence de l’ensemble des données

  • Le délai de récupération des différentes informations

  • Le délaissement de certaines tâches pourtant centrales à long terme (ex : relation client)

  • La facilité pour chaque service d’obtenir et présenter ses données (achats, ventes, rentabilité etc.)

L'AMBITION

Le deuxième point de vigilance est l’effet global de l’ERP sur les ambitions de l’entreprise. Il ne faut en effet pas sous-estimer l’impact de l’outil informatique sur les perspectives que s’ouvre à elle-même une entreprise. Si les utilisateurs ne sont pas sous l’eau et qu’ils ont une très bonne vision de leur travail et de leurs résultats, l’ambiance générale sera plus propice au développement de l’activité ou à de nouveaux projets porteurs de croissance future.

Ainsi, on peut être particulièrement attentif aux signaux inverses, qui dénotent au contraire une bride pour l’entreprise  :

  • L’outil et les processus qu’il impose ralentissent le travail des utilisateurs. Ceux-ci arrivent même parfois à préférer les jours « calmes » par rapport aux jours de forte activité

  • Le logiciel empêche le développement de nouvelles gammes de produits ou services, ou le rend suffisamment compliqué pour paraître inenvisageable

  • Les analyses de données effectuées par les dirigeants sont infaisables ou non fiables, ce qui empêche une bonne lecture du marché et des opportunités qui se présentent

Odoo text and image block
Odoo image and text block

LE POSITIONNEMENT

Enfin un dernier axe à étudier est la situation de l’entreprise au sein de son marché et donc vis-à-vis des concurrents, des fournisseurs et des clients. En effet la survie et le développement à long terme d’une entreprise passe par l’acquisition et la conservation d’avantages comparatifs, la bonne relation avec les fournisseurs, et une satisfaction de la part des clients.

Ce rappel doit rendre vigilant aux signaux qui montreraient une vision au rabais de l’outil informatique de type « tant que ça marche », et qui oublierait qu’il doit –au même titre que les autres composantes de l’entreprise- aller de l’avant.

C’est en effet un vecteur de productivité, de croissance et de bonne conduite de la stratégie, ce qui alimente les avantages comparatifs.

Côté client un bon logiciel de gestion peut permettre de proposer plus facilement des services ou options additionnels, le tout à moindre coût. Un exemple parlant est « l’espace client » qui est une composante du logiciel de gestion mais qui par sa présentation et son exhaustivité fait passer un message commercial fort.

Côté fournisseur, la qualité et la standardisation des échanges jouera beaucoup dans la bonne tenue de la relation à long terme. Or le logiciel de gestion est au cœur de ces échanges, via la forme des courriels, des demandes de prix, du suivi de la facturation etc.

CONCLUSION

Certains de ces points auront pu vous paraître familiers ou au contraire vous rassurer dans le fait que votre outil actuel est à la hauteur. Mais pour combien de temps ?

L’important est selon nous d’avoir une bonne visibilité parallèle de l’état de ses outils et des capacités d’investissement de l’entreprise dans les années à venir, afin d’avoir une approche pro-active de cette problématique plutôt que de la subir. C’est la clé de la réussite : la pro-activité.

D’ailleurs, une statistique intéressante révèle que les entreprises qui décident à contre-cœur de changer de logiciel ont plus de chance d’échouer dans leur migration que les entreprises qui l’ont décidé en toute liberté d’esprit et avec une réelle détermination.                  

Pour résumer en deux mots : votre logiciel doit vous servir et servir l’intérêt de votre entreprise à court, moyen et long terme. Si ce n’est pas le cas, plus vous serez pro-actif face à cette problématique, mieux votre entreprise s’en sortira.